Povabilo k oddaji ponudbe za razvoj in izvedbo kreativnega pospeševalnika v okviru projekta ChIMERA, financiranega iz programa Interreg Mediteran, št. naročila EU/16/2019

05. 09. 2019

Predmet ponudbe

Tehnološki park Ljubljana d.o.o. je partner v mednarodnem projekt ChIMERA, Innovative cultural and creative clusters in the MED area, financiranega iz programa Interreg Mediteran. Namen projekta ChIMERA je vzpostavitev grozda kreativnega in kulturnega sektorja (KKS) ter opredelitev in testiranje pilotnih storitev za spodbujanje KKS sektorja, s čimer želimo izboljšati inovacijske zmogljivosti javnih in zasebnih KKS subjektov preko tesnejšega sodelovanja akterjev v KKS sektorju, raziskovalnih institucij, javne uprave in civilne družbe.

V okviru projekta ChiMERA so predvideni t.i. živeči ustvarjalni laboratoriji (KKS living lab), ter boot campi zasnovani za spodbujanje in čez-sektorsko sodelovanje KKS skupnosti.

Z namenom spodbujanja KKS sektorja v Sloveniji, Tehnološki park Ljubljana d.o.o. organizira več dogodkov v obliki kreativnega pospeševalnika.

Program kreativnega pospeševalnika bo zasnovan v obliki dveh sklopov dogodkov. Prvi sklop startup boot camp za kreativne projekte bo potekal od torka, 1. 10. 2019, do srede 2. 10. 2019 in bo predstavljal stično točko za ustvarjalce ter predstavnike kulturnih in kreativnih industrij, ki bodo s svojim ustvarjalnim pristopom razvijali rešitve za izzive s tega področja.

Drugi sklop ustvarjalni laboratorij pa bo potekal 3. 10. 2019 in bo spodbujal udeležence k sodelovanju in iskanju boljših rešitev za razvoj produktov, inoviranje in design z uporabo virtualne in obogatene resničnosti ter glavnim poudarkom na reševanju izzivov s področju turizma in zdravja na področju mesta Ljubljana.

Izpostavljene pilotske rešitve, ki se bodo razvile znotraj ustvarjalnega laboratorija, bomo skozi odprto virtualno skupnost v okviru projekta ChiMERA povezali z drugimi ustvarjalnimi laboratoriji v mednarodnem okolju z namenom nadaljnjega razvoja in sodelovanja med inovativnimi KKS projekti.

Predmet tega povabila je priprava, logistična in vsebinska organizacija ter izvedba kreativnega pospeševalnika z izvedbo obeh sklopov dogodkov, ki bo potekal od torka, 1. 10. 2019, do četrtka, 3. 10. 2019.

2. Vsebina ponudbe

Dogodki kreativnega pospeševalnika projekta ChiMERA se bodo odvijali skladno s programom tega povabila. Dovoljujemo si pravico do manjših sprememb. 

Ponudnik naj v ponudbo vključi naslednje storitve oz. produkte, usklajene z naročnikom:

• idejno zasnovo dogodkov in organizacijo po predvidenem urniku:
  • 1. in 2. oktober – startup boot camp s predstavitvijo izdelkov s pitchi pred komisijo
  • 3. oktober – ustvarjalni laboratorij za razvoj produktov, inoviranje in design
• registracijo udeležencev ter listo prisotnosti z vsemi logotipi in ostalimi elementi po navodilu naročnika ter sprejem udeležencev in predaja priponk z imeni udeležencev,
• prisotnost organizatorja, logistično vodenje in organizacijo, vsebinsko podporo in usmerjanje udeležencev na vseh dogodkih,
• grafično izvedbo ter tisk promocijskega materiala in vabil s programom,
• vodenje projekta in organizacijsko ekipo ter pripravo dogodkov s koordinacijo sestankov na terenu in koordinacijo osebja,
• tehnično podporo in strošek tehnične opreme,
• najem prostorov in organizacijo dogodkov na vsaj dveh različnih lokacijah,
• promocijo dogodkov in programa po lastnih komunikacijskih kanalih,
• fotografiranje oz. snemanje celotnega sklopa dogodkov
• končno poročilo z listami prisotnosti in fotografijami kot tudi promocijski material in dokazila o promociji konference,
• tehnična in ostala potrebna oprema za izvedbo dogodkov
• organizacijo in stroške pogostitve za vse dogodke po priloženi specifikaciji:
  • 1 in 2. oktober – startup boot camp kreativnega pospeševalnika

celodnevna pogostitev - za do 40 oseb
    8:00 - 8:30 kava, piškoti, rogljički in sadje
   12:30 - 13:30 samopostrežno kosilo
   15:00 - 15:30 osvežilni napitki, kava, piškoti

• 3 oktober - ustvarjalni laboratorij

celodnevna pogostitev - za do 40 oseb
    8:00 - 8:30 kava, piškoti, rogljički in sadje
   12:30 - 13:30 samopostrežno kosilo
   15:00 - 15:30 osvežilni napitki, kava, piškoti

• materialne stroške za morebitno pripravo dogodkov in kreativnih izdelkov, produktov oz. storitev
• dva člana komisije za ocenjevanje idej, nastalih v okviru startup boot campa.

 
3. Drugi elementi ponudbe

Naročnik Tehnološki park Ljubljana d.o.o. (v nadaljevanju TPLJ) zagotovi: 

• lokacije v Tehnološkem parku Ljubljana,
• razpošiljanje prijav ter vabil,
• promocijo projekta po komunikacijskih kanalih in bazah TPLJ ter komunikacijo z novinarji,
• sodelovanje pri selekciji prijav udeležencev,
• sodelovanje pri izvedbi start-up šole (dva mentorja s strani TPLJ),
• promocijske materiale projekta ChiMERA,
• vse potrebne materiale za pripravo tiskovin in ostalih promocijskih materialov,
• moderatorje in mentorje, ki so potrebni v sklopu izvedbe ustvarjalnega laboratorija in boot campa kreativnega pospeševalnika
• tri člane komisije za ocenjevanje idej, nastalih v okviru startu boot campa kreativnega pospeševalnika

4. Pogoji za izbiro ponudnika

Izbrani ponudnik mora izpolnjevati naslednje pogoje in zahteve:

• Organizacija vsaj enega dogodka s področja podpore podjetništvu oz KKS sektorju v obdobju v zadnjih 3 letih

 
5. Izhodišča za pripravo ponudbe

Iz ponudbe naj bodo razvidni naslednji podatki:

• kontakti ponudnika,
• predmet ponudbe,
• cena,
• veljavnost ponudbe (najmanj 30 dni),
• reference,
• parafirana vsaka stran vabila za oddajo ponudbe,
• ponudba, predložena po priloženi specifikaciji
• podpisana in žigosana na vsaki strani in na koncu,
• vsebinski predlog in pristop,
• parafirana vsaka stran vzorca pogodbe

6. Predviden časovni in finančni okvir

Aktivnosti se pričnejo izvajati z dnem podpisa pogodbe. Celotna podpora in projektno vodenje organizacije dogodka poteka od podpisa pogodbe do dostave končnega poročila. Datumi dogodkov so fiksni.

Pogodba z izbranim izvajalcem se zaključi z dnem 10. oktober 2019. Po zaključku projekta od izbranega izvajalca pričakujemo zaključno poročilo, ki vsebuje vsaj:

• vsebinsko poročilo celotnega projekta,
• liste prisotnosti z vseh dogodkov,
• fotografije in druge vizualne materiale ter
• promocijske materiale z dokazili o promociji.

Predvidena vrednost za izvedbo predvidenih aktivnosti oz. storitev je 13.114,75 EUR brez DDV oz. 16.000,00 EUR z DDV.

7. Plačilni pogoji

Naročnik se zavezuje, da bo izvršil plačilo za potrjeno opravljeno storitev v skladu z zakonodajo. Predviden način plačila je: 40 % v osmih dneh od izbire ponudnika in 60 % po izvedbi dogodkov v osmih dneh po prejemu zaključnega poročila in računa.

8. Merila za izbor ponudnika

Merilo za izbor ponudnika za področje logistične in vsebinske organizacije ter izvedbe kreativnega pospeševalnika iz točke 2 tega povabila, so ekonomsko najugodnejša ponudba, določena na podlagi najnižje ponudbene cene v EUR brez DDV, ki doprinese 50% k uspehu ponudbe, 50% prinesjo reference s področja organiziranja kreativnih in kulturnih dogodkov dogodkov 

Merilo	Teža
Cena brez DDV	50%
-          Organizacija enega dogodka s področja podpore podjetništvu oz KKS sektorju v obdobju v zadnjih 3 letih -          Organizacija 3 do 4 dogodkov s področja podpore podjetništvu oz. KKS sektorju v obdobju v zadnjih 3 letih -          Organizacija 3 ali več dogodkov s področja podpore podjetništvu oz. KKS sektorju v obdobju v zadnjih 3 letih	10%   25%   50%

Naročnik bo sklenil pogodbo s ponudnikom, ki bo predložil popolno ponudbo in dosegal najvišje število zbranih točk.

V primeru, da bo za ponudbo opreme glede na vsebino ponudbe, dva ali več ponudnikov dobilo enako število točk, glede ponujene cene ter izkazanih referenc, bo izbrana ponudba, ki je na povabilo prispela prva.

9. Rok za predložitev in način predložitve ponudbe:

Ponudbo mora ponudnik predložiti v pisni obliki na naslov naročnika:

Tehnološki park Ljubljana d.o.o.
Tehnološki park 19
1000 Ljubljana

ali preko elektronske pošte na naslov ales.pevc@tp-lj.si.

Za pravočasno dostavljeno ponudbo bo veljala ponudba, ki bo dostavljena preko elektronske pošte do ponedeljka, 16. 9. 2019 do 14. ure ali poslana po pošti priporočeno s povratnico do tega roka. V kolikor je ponudba poslana pisno, morata biti iz poštnega žiga jasno razvidna datum in ura pošiljanja ponudbe.

Popolnost ponudbe

Popolna bo tista ponudba, ki bo pravočasna, formalno popolna, pravilna in primerna ter bo v celoti izpolnjevala vse zahteve iz razpisne dokumentacije.

Ponudnik mora ponudbi predložiti:

• Obrazec 1: Osnovni podatki ponudnika - link,
• Obrazec 2: Vsebinski del ponudbe, ki opisuje metodološki pristop k izvedbi tega naročila ter posamičnih izdelkov parafirana na vsaki strani, podpisana in žigosana na koncu - link,
• Obrazec 3: Finančni del ponudbe, ki vsebuje specifikacijo po posamičnem izdelku, z oceno števila delovnih dni in skupno ceno posamičnega izdelka, z veljavnostjo ponudbe (30 dni) - link,
• Obrazec 4: Reference ponudnika - link,
• Obrazec 5: Parafirana vsaka stran vzorca pogodbe - link

Parafirana vsaka stran tega vabila za oddajo ponudbe.

Naročnik bo iz postopka izločil ponudnika, če bo na dan, ko se izteče rok za oddajo ponudb, uvrščen v evidenco ponudnikov z negativnimi referencami.

Izbira ponudnika

O izboru ponudnika bo odločala komisija, sestavljena iz treh članov Tehnološkega parka Ljubljana. Izbranega ponudnika bomo o izboru komisije obvestili najkasneje do torka 17. 9. 2019.

Kontaktna oseba za dodatne informacije: Aleš Pevc, e-naslov: ales.pevc@tp-lj.si, tel.: (01) 6203474.

Odgovorna oseba:
Jožka Hegler
direktorica

Ljubljana, 5. september 2018