Napredna uporaba ChatGPT v kadrovskem menedžmentu ter za iskalce zaposlitve

23. 05. 2024

V sodobnem kadrovskem okolju ChatGPT in podobne tehnologije umetne inteligence igrajo vse pomembnejšo vlogo, ki sega daleč preko osnovnih administrativnih funkcij. Te tehnologije omogočajo izboljšave, ki korenito spreminjajo način, kako podjetja komunicirajo s kandidati in oblikujejo delovna mesta.

Ena izmed najbolj revolucionarnih aplikacij AI v HR je avtomatizacija pisanja opisov delovnih mest. ChatGPT lahko avtomatizira ustvarjanje natančnih in privlačnih opisov, ki so ključnega pomena za pritegnitev pravih talentov. LinkedIn in Google že raziskujeta, kako lahko umetna inteligenca izboljša ta proces. LinkedIn na primer načrtuje uvedbo funkcije, ki bo omogočala pisanje opisov delovnih mest s pomočjo AI, medtem ko Google vključuje AI chatbot v aplikacije, kot sta Gmail in Dokumenti, s čimer poenostavlja vsakodnevna administrativna opravila.

ChatGPT prav tako igra ključno vlogo pri pripravi in rednem posodabljanju politik  in internih priročnikov za zaposlene. Zmožnost AI, da hitro obdela in povzame zakonodajo ter kadrovske predpise, je neprecenljiva za zagotavljanje, da so interni dokumenti vedno ažurni in skladni z najnovejšimi zakonskimi zahtevami.

Na področju komunikacije s kandidati za zaposlitev ChatGPT omogoča oblikovanje tako ponudbenih pisem kot zavrnitvenih obvestil, ki pomagajo vzdrževati profesionalni odnos s kandidati. To ne samo izboljšuje podobo podjetja, temveč tudi povečuje učinkovitost zaposlovalnega procesa. ChatGPT lahko tudi hitro preveri kadrovske zakone, kar kadrovskim strokovnjakom omogoča, da ostanejo na tekočem z vsemi relevantnimi pravnimi spremembami.

Pri razvoju in usposabljanju zaposlenih, ChatGPT vedno bolj prevzema vlogo pri analizi in povzemanju raziskav, kar omogoča izvajanje in analizo anket o razpoloženju zaposlenih. S tem doprinaša ključne prednosti pri oblikovanju strategij za izboljšanje angažiranosti in produktivnosti. AI tehnologije prav tako poenostavljajo številna rutinska administrativna opravila, kot so opomniki o korporativnih dogodkih ali praznikih, kar zaposlenim v kadrovskem oddelku omogoča, da se posvetijo bolj strateškim nalogam.

ChatGPT lahko igra ključno vlogo tudi pri samopostrežnih platformah za zaposlene, kjer lahko dostopajo do vitalnih informacij o politikah in ugodnostih kadarkoli to potrebujejo, brez dodatne obremenitve za HR oddelke.

Z vsemi tehnološkimi izboljšavami pa je ključnega pomena ohraniti ravnovesje med avtomatizacijo in osebnim pristopom v HR praksah. ChatGPT in podobna napredna AI orodja predstavljajo močne zaveznike v kadrovskem menedžmentu, a je pomembno, da se njihova uporaba uravnoteži z osebnim dotikom, ki ostaja ključen pri številnih kadrovskih funkcijah.

Spremembe na trgu dela

Generativna umetna inteligenca (AI) prinaša dramatične spremembe na trg dela, ki jih je težko prezreti. Po poročilu podjetja Forrester Research bo do leta 2030 generativna AI nadomestila okoli 2,5 milijona delovnih mest v ZDA. Ta tehnologija, ki se je razširila veliko hitreje kot mnoge prejšnje inovacije, obljublja, da bo tako pospešila določene naloge kot povzročila odpuščanja v vlogah, ki jih je lahko avtomatizirati.

Vendar pa generativna AI ne prinaša le groženj za delovna mesta. Forrester navaja, da bo AI do leta 2030 vplivala na več kot 11 milijonov delovnih mest v ZDA, kar je skoraj petkrat več od števila delovnih mest, ki jih bo nadomestila. To pomeni, da bo tehnologija prispevala k preoblikovanju obstoječih vlog z izboljševanjem veščin zaposlenih in vključevanjem orodij AI v vsakdanje delovne tokove.

Izzivi, ki jih predstavlja AI, niso omejeni samo na nižje plačane ali manj zahtevne vloge. Raziskava predvideva, da bodo visoko kvalificirani poklici, kot so uredniki, pisci in drugi ustvarjalci, videli manj neposrednega nadomeščanja, vendar bo njihovo delo še vedno močno vplivalo na AI, kar bo zahtevalo prilagoditve v njihovih metodah in pristopih.

Da bi se podjetja in njihovi zaposleni lahko prilagodili tem spremembam, Forrester predlaga vlaganje v t. i. robotski količnik (RQ), merilo, ki ocenjuje, kako dobro lahko posamezniki in organizacije uporabljajo AI za doseganje komercialnega uspeha. To vključuje usposabljanje zaposlenih, postavljanje novih standardov in razvoj pozitivnih odnosov do avtomatizacije.

Ob tem pa se pojavljajo tudi nove priložnosti za delovna mesta, saj bo potreba po novih veščinah, kot so inženiring vprašanj za AI, etika AI in oblikovanje interakcije človek-stroj, naraščala. McKinsey Global Institute napoveduje, da bo prehod iz sedanjih vlog v nove priložnosti, ki jih ponuja AI, potreben za milijone delavcev, predvsem v sektorjih, kot so storitve za stranke, administrativna podpora in gostinstvo.

Tako, medtem ko generativna AI nedvomno prinaša izzive za delovno silo, prinaša tudi priložnosti za tiste, ki so pripravljeni sprejeti in se prilagoditi novi tehnološki pokrajini. Strategije, ki vključujejo zgodnjo integracijo AI in usposabljanje za visoko vplivne vloge, bodo ključne za podjetja, ki želijo izkoristiti prednosti, ki jih ponuja prihodnost dela s pomočjo AI.

Uporaba ChatGPT za iskalce zaposlitve

ChatGPT, orodje za generiranje jezika, ki temelji na AI, postaja nepogrešljiv pomočnik tudi za iskalce zaposlitve, ki si prizadevajo izboljšati svoje prijave in povečati možnosti za pridobitev razgovorov.

ChatGPT lahko kandidatom pomaga pri oblikovanju privlačnih življenjepisov in spremnih pisem, ki so prilagojeni specifičnim delovnim mestom. Z vnosom opisa delovnega mesta v pogovorno okno lahko ChatGPT analizira in predlaga ključne izraze ter veščine, ki najbolj odmevajo pri določenem delodajalcu. To omogoča kandidatom, da svoje dokumente natančno prilagodijo zahtevam delovnega mesta, kar povečuje njihovo privlačnost za potencialne delodajalce.

Poleg tega ChatGPT služi kot virtualni karierni svetovalec, ki pripravlja iskalce zaposlitve na intervjuje z generiranjem relevantnih vprašanj. Kandidati lahko s pomočjo tega orodja vadijo svoje odgovore in strategije, kar izboljša njihovo pripravljenost in samozavest pred samim razgovorom. ChatGPT lahko ponudi tudi nasvete glede ključnih točk, ki jih je treba izpostaviti med intervjujem, kar kandidatom omogoča, da se učinkovito predstavijo kot idealni kandidati za delovno mesto.

Iskalci zaposlitve lahko izkoristijo ChatGPT tudi za optimizacijo svojih profesionalnih profilov na spletnih platformah, kot je LinkedIn. AI lahko pomaga pri osvežitvi opisov delovnih izkušenj, izpostavljanju pomembnih projektov in veščin ter zagotavljanju, da profili odražajo profesionalno podobo iskalca na najboljši možen način.

Kljub številnim prednostim je pomembno, da ChatGPT uporabljamo odgovorno. V svetu, kjer delodajalci vse pogosteje uporabljajo napredna orodja za preverjanje pristnosti vsebine, morajo kandidati zagotoviti, da ostanejo informacije, ki jih AI pomaga ustvariti, resnične in verodostojne. ChatGPT je namenjen izboljšanju in dopolnjevanju kandidatove predstavitve, ne pa ustvarjanju zavajajoče vsebine.

Uporaba ChatGPT v procesu iskanja zaposlitve predstavlja dragoceno orodje, ki lahko kandidatom pomaga izstopati iz množice in izboljšati njihove možnosti za uspeh. Z inteligentno integracijo te tehnologije v svoje strategije iskanja zaposlitve lahko kandidati učinkovito izkoristijo AI, da se optimalno predstavijo in tako povečajo svoje možnosti za pridobitev želenega delovnega mesta.

Prompt inženiring

»Prompt« inženiring, tehnika za oblikovanje vprašanj ali zahtev, ki jih generativni modeli umetne inteligence, kot je ChatGPT, uporabljajo za proizvodnjo specifičnih in relevantnih odgovorov, postaja ključno orodje tako za kadrovske strokovnjake kot za iskalce zaposlitve. Ta pristop omogoča bolj učinkovito in ciljano komunikacijo ter izboljšuje procese na področju človeških virov, kar vključuje vse od pisanja oglasov za delo do priprave na razgovore.

Kadrovniki s pomočjo prompt inženiringa oblikujejo specifične zahteve, ki jih AI uporabi za generiranje privlačnih in natančnih delovnih opisov, ki so optimizirani za iskalnike, s čimer povečajo možnosti, da jih opazijo pravi kandidati. Ta tehnika jim omogoča tudi, da oblikujejo predloge za elektronska sporočila, ki jih AI prilagodi za specifične situacije, ter da pripravijo vprašanja za intervjuje, ki so neposredno povezana z zahtevami delovnega mesta, kar zagotavlja boljše razumevanje kandidatovih sposobnosti.

Poleg tega prompt inženiring kadrovnikom omogoča hitro in učinkovito pregledovanje prejetih življenjepisov. S pomočjo specifično oblikovanih vprašanj lahko AI izlušči ključne informacije iz življenjepisov, kot so veščine, prejšnje delovne izkušnje in dosežki, kar bistveno skrajša čas potreben za pregled dokumentov in zagotavlja, da se izpostavijo najprimernejši kandidati.

Iskalci zaposlitve lahko uporabijo prompt inženiring za oblikovanje vprašanj, ki jih AI uporabi za izboljšanje njihovih življenjepisov, pripravo na razgovore in oblikovanje prilagojenih spremnih pisem. To jim omogoča, da optimizirajo jezik za določeno industrijo, izpostavijo ključne dosežke in prilagodijo vsebino specifičnim zahtevam delovnega mesta, kar poveča njihove možnosti za uspeh.

Uporaba ChatGPT in prompt inženiringa tako v kadrovskem menedžmentu kot v iskanju zaposlitve postavlja nove standarde za hitrost, prilagodljivost in natančnost pri obdelavi kadrovskih informacij. Orodja AI ne le da pomagajo pri optimizaciji življenjepisov in pripravi na razgovore, temveč tudi transformirajo način, kako kadroviki komunicirajo s potencialnimi kandidati in obvladujejo svoje delo. S pravilno uporabo teh tehnologij lahko kadrovska področja in iskalci zaposlitve dosežejo izjemne rezultate, ki so prej veljali za nedosegljive, kar pomembno prispeva k učinkovitosti in uspešnosti kadrovskih funkcij v sodobnem, dinamičnem delovnem okolju.

Primeri promptov

Izbor promptov za pregled oz. dopolnitev življenjepisa ter nadgradnjo spremnega pisma

1. Prosim, preglejte moj življenjepis in mi posredujte nasvete, da bo bolj privlačen za vlogo [vstavite naziv ciljnega delovnega mesta]. Povratne informacije osredotočite na oblikovanje, izbiro vsebine in fraziranje.
2. Pomagajte mi oblikovati učinkovit uvodni odstavek za moje spremno pismo, s katerim se prijavljam na [vstavi ime podjetja] kot [vstavi vlogo]. Predajte mojo strast do vloge in družbe.
3. Katere dosežke in merljive rezultate bi lahko vključil v življenjepis iz moje vloge [vstavite vaš trenutni/pretekli naziv delovnega mesta] v [vstavite ime podjetja]? Osredotočite se na meritve, ki bi naredile vtis na vodje zaposlovanja.
4. Prepišite te 3-4 točke življenjepisa v mojem [vstavite delovno mesto], da bodo bolj privlačni in usmerjeni v rezultate. Lahko si vzamete ustvarjalno svobodo, da okrepite sporočila.
5. Zanimajo me tudi vloge [vstavite ciljni naziv delovnega mesta], vendar nimam neposrednih izkušenj. Kako naj v svojem življenjepisu kreativno poudarim prenosljive veščine iz [vstavite trenutne izkušnje]?

Izbor promptov s katerimi se lahko pripravimo na intervju

1. Imam razgovor za [vstavi naziv delovnega mesta] v [vstavi podjetje], ki je oddalo sledeči opis [vstavi opis].  Katera bodo najverjetneje 3-4 pogosta vprašanja za intervju, da bom lahko pripravil močne in prepričljive odgovore?
2. Pomagajte mi oblikovati 60-sekundno predstavitev v dvigalu, da sebe in svoje ozadje predstavim anketarju za vlogo [vstavite naziv delovnega mesta] v [vstavite podjetje].
3. Ali lahko navedete primere, kako bi lahko odgovoril na vprašanje "Kaj je vaša največja slabost?" za razgovor za [vstavite ciljno delovno mesto]? Podajte vzorec odgovora, ki prikazuje slabost, za katero sem ukrepal, da bi jo izboljšal.
4. Kako naj odgovorim na vprašanje "Zakaj želite delati tukaj?" za razgovor pri [vstavite ime podjetja]? Pomagaj mi izpostaviti mojo strast do njihovega poslanstva, kulture in vrednot.
5. Prosim, navedite primer, kako bi lahko odgovoril na vprašanje vedenjskega intervjuja »Povejte mi o tem, ko ste se v službi soočili s konfliktom. Kako ste to rešili?«
6. Čaka me razgovor za [vstavi naziv delovnega mesta] v [vstavi podjetje]. Katere so 3-4 strategije, ki jih lahko uporabim, da izstopam in uspešno opravim razgovor?

Izbor promtov za kadrovske strokovnjake

1. Ustvari opis delovnega mesta za [vstavi ime delovnega mesta]. Vključi [A, B, & C] odgovornosti."
2. Navedi 5 vprašanj za intervju, ki preverjajo vodstvene sposobnosti nekoga. Za vsako vprašanje navedi, kakšen odgovor bi dal visoko usposobljen kandidat in kakšen odgovor bi dal manj usposobljen kandidat.
3. Navedi 10 ne-finančnih idej za pohvale in nagraditev zaposlenih.
4. Navedi 10 vprašanj za coaching zaposlenih za [vstavi naziv delovnega mesta]."
5. Ustvari evalvacijsko anketo za uvajanje z 10 vprašanji, ki jih bo zaposleni prejel po prvih 30 dneh dela.
6. Ustvari e-poštno sporočilo podjetja, s katerim se bomo neizbranim kandidatom vljudno zahvalili za prijavo na delovno mesto.

----------------

Aleš Pevc, avtor članka, je evangelist XR in Ai tehnologij, vodja tehnološke in razvojne pisarne v Tehnološkem parku Ljubljana. Ima več kot 20 let izkušenj na področju upravljanja projektov, implementacije kreativnih tehnologij ter razvoja digitalnih poslovnih modelov. V preteklosti je ustanovil in vodil 5 različnih start up podjetij. Trenutno pa se osredotoča na inovacije in razvoj inovacijskega ekosistema z laboratorijema za obogateno in navidezno resničnost ter laboratorija za pametne in digitalne rešitve. Njegova strast je združevanje procesov kognitivne znanosti in tehnologij prihodnosti, zato znanje iz uporabe umetne inteligence uspešno prenaša tudi na to področje.